ゴルフが楽しくなるブログ
ゴルフコンペの幹事を任されたみなさまお疲れ様です。コンペの幹事の仕事の一つにコンペの参加者募集があります。
コンペなので、参加者がいないと始まりませんがどのように呼びかければいいのでしょうか。
今では、オンライン上で広く、早く伝えることができるので、そういったものを十分に活用したいですね。
ツールとしては、
✅メール
✅LINE
が多いのではないでしょうか。
当日までのやり取りや、連絡網としてグループLINEを使うことも非常に便利です。
今回の解説はゴルフコンペの参加募集と管理連絡方法について解説していきます。
コンペの開催までに様々な準備があると思います。コンペの景品については、こちらの記事を参考にしてください。
ゴルフコンペの幹事必見！会社で失敗しない景品まとめ参加募集の手順
1.ある程度の予測人数でゴルフ場の予約をする
コンペ行うゴルフ場予約をする際は参加人数をある程度予想しておくことが必要になります。大がかりなコンペの場合でしたらそれだけ調整が大変ですが大幅に人数がずれないように気をつけましょう。
10組以上になってくると連続でスタートできるように予約をするためには最低でも3か月ぐらい前になります。季節によってはもっと事前の予約が必要の可能性もあります。
10組の場合であれば、OUTとINで5組づつでもできますので、ゴルフ場と相談の必要があれば早めにしておく方が良いでしょう。
また、その際キャンセルの仕方やその場合のキャンセル代がかかるか、何日前から可能かを伺っておきましょう。
ついでに聞けるようならば、プレイ後の表彰式（パーティー会場）の予約もしておくと良いでしょう。
ゴルフ場予約については、こちらの記事に詳しく解説しています。
【幹事必見】無料でゴルフに行けるゴルフサイト活用法2.コンペ参加募集の案内を作成する
メール添付やLINE添付とはいえ、美しい案内状を添付しましょう。文字だけで案内状を送付するよりも、デザインされた案内状をもらった方が受け取り手の印象も変わります。
それによって参加率に影響があるとは限りませんが、出来うることはしたですね。
テンプレートダウンロードしてお使いください。PDFなので、編集ソフトが必要な可能性もあります。
3.参加者を取りまとめる
参加連絡が来たらグループラインに招待しましょう。
LINE参加の際の挨拶も忘れずに行いましょう。
この度は「第⚪︎回 XXゴルフコンペにご参加いただきありがとうございます。
当日まで、ご案内等はこちらのグループラインでさせていただきます。
ご不明な点などありましたらご気軽にお尋ねください。
株式会社XX 山田
当日まで、その中でのやり取りも楽しくなればよりいいですね。
商品の振り分けや、どういった景品を用意しているなど小出しに発信していくと良いでしょう。
今回は弊社の１０周年記念のコンペとなっております。
記念のグッズもご用意して景品とさせていただいておりますので、お楽しみに。
なお、参加者全員にお配りするものもご用意しておりますので、ご安心ください（笑）
株式会社XX 山田
また募集が終わった後には、組み合わせのグループ分けや、車の乗り合わせの振り分けなどが必要になるときは事前にアンケートを取ってスムーズに行えるようにしておきましょう。
アンケートを出して、聞いておきたい項目
☑️最寄りの駅や建物、住所
☑️自家用車あり・なし
☑️ハンデキャップ・アベレージスコア
全員初めての方であれば情報収集としてアンケートは有効です。ゴルフコンペの幹事として、マネジメントする上で必要な情報は事前に聞くようにするとスムーズです。
皆さんのスコアを把握しておくことで、社内ハンデキャップをつけて次回の参考にするのも良いですし、次回スコア次第ではそのハンデを変更するのも良いでしょう。
そもそもゴルフのハンデキャップというのは老若男女問わず競えるように設定されたものですので、より接戦になるように大いに活用すればよいです。
4.グループ分けをする
事前情報によりグループ分けをしていきますが、ここではグループの概念が2つあります。
1.行きと帰りの乗り合わせのグループ
2.ゴルフをラウンドするグループ
事前に情報が得られているのであれば、組み合わせをしてLINEで内容を伝達するようにしましょう。
グループの割り振りかたの詳細はこちらの記事を参考にしてください。
ゴルフコンペの組み合わせは4つのポイントで解決5.追加での募集も適宜実施
参加者に関しては、必ずしも予定の人数が集まるとは限りません。様子を見ながら追加募集をするなら早めに行っていきましょう。
大幅に狂う可能性がある場合は事前にゴルフ場にお伝えしておいた方が良いでしょう。
6.コンペが終えたら
コンペ終了の際はグループラインで挨拶をしましょう。
本日は弊社の１０周年記念のコンペにご参加いただきありがとうございました。
スコアが良かった人も、悪かった人も、景品が貰えた人も、貰えなかった人も
ゴルフは楽しくプレーできたのではないでしょうか。
途中小雨が降りましたが、怪我人も出ず無事コンペを終えることができました。
皆様のご協力に感謝申し上げます。
次回のコンペの幹事は優勝された田中さんとブービーの小西さんとなります。
また、時期になりましたら幹事よりご連絡があるかと存じますので、次回も是非ご参加ください。
本日はお疲れ様でした。
株式会社XX 山田
メールでもメーリングリストを作成すれば一斉送信は可能ですが、スマホで対応できますしリアルタイムでの対応もしやすい分LINEの方が利便性が高いと言えます。
LINEというとスタンプで返答したりと、対応がやや軽くなりがちですが、幹事として適切な対応をしていきましょう。
ゴルフコンペの幹事はやることがたくさんあって嫌がられますが、景品選びなどでもお手伝いができる記事を書いていますので、是非参考にしてみてください。
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